Les données personnelles sont toutes les informations relatives à une personne à partir desquelles cette personne peut être identifiée. Vos nom, adresse, numéro de téléphone et numéro de compte bancaire sont des exemples de données personnelles. Cela n’inclue pas les données pour lesquelles l'identité a été retirée (données anonymisées).

En ligne :

Demandes

Lorsque vous demandez des informations ou vous vous renseignez sur nos services ou nos programmes sur notre site web ou les réseaux sociaux, nous pouvons utiliser les données personnelles que vous fournissez afin de répondre à votre demande de renseignement. Il est de notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles de cette façon, afin que vous puissiez recevoir les informations que vous avez demandées.

Marketing

Si vous avez explicitement donné votre consentement, ou si vous avez déjà étudié avec nous, en nous appuyant sur les intérêts légitimes, nous avons le droit d’utiliser vos données personnelles pour vous informer sur les offres spéciales, les services nouveaux ou existants que nous pensons pouvoir présenter un intérêt pour vous,  ou bien vous envoyer des enquêtes ou des questionnaires afin que nous puissions en savoir plus sur vos besoins et vos intérêts. Si vous préférez ne pas recevoir ce type de communications de notre part, veuillez suivre les liens de désinscription sur tous les messages marketing ou nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans cet Avis de confidentialité.

Technologies automatisées ou interactions

Lorsque vous interagissez sur notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques relatives à votre matériel, vos actions et habitudes de navigation. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies sur notre site web pour en savoir plus.

Hors ligne :

Applications

Si vous vous inscrivez pour étudier dans le cadre de l’un de nos programmes ou réservez un hébergement, nous pouvons collecter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant : 

• Informations personnelles : nom, titre, adresses, date de naissance, langue, genre, nationalité, pays de résidence, numéro de passeport.

• Coordonnées, comme numéros de téléphone et adresses mail personnelles

• Informations relatives aux visas et statut d’immigration

• Études, parcours professionnel

• Informations relatives au financement et coordonnées bancaires

• Informations relatives à la santé (antécédents de maladies physiques ou mentales, de traitements médicaux, régimes alimentaires)

• Coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence

Pour les étudiants de moins de 18 ans, les données personnelles et coordonnées des parents ou tuteurs seront collectées. 

Il est de nos intérêts légitimes de collecter et d’utiliser les informations ci-dessus afin d’examiner et de traiter votre demande. 

Étude et hébergement

Si nous concluons un contrat avec vous relatif à vos études ou à votre hébergement, nous pouvons collecter d’autres données personnelles vous concernant, y compris vos coordonnées bancaires, adresse de facturation, carte de crédit ou autres informations relatives au règlement afin de traiter vos paiements.

Ces informations, ainsi que les données personnelles qui nous sont fournies lors de l’inscription, seront utilisées pour exécuter le contrat que nous avons passé entre nous. Le cas échéant, nous pouvons aussi collecter d’autres informations personnelles relatives à votre demande de visa et statut d’immigration, car nous avons l’obligation légale d’utiliser ces informations.

Pendant vos études, nous collecterons des informations sur votre expérience universitaire et votre progression. Ceci afin d’exécuter notre contrat avec vous, mais il est aussi de notre intérêt légitime d’utiliser ces données personnelles afin de suivre les clauses du service que nous vous proposons.

Nous pouvons aussi collecter des données personnelles relatives à votre santé et à vos parents/tuteurs si vous avez moins de 18 ans, afin de prendre les dispositions nécessaires et les aménagements raisonnables pour vous en matière de bien-être, d’assiduité ou d’hébergement. Nous utilisons ces informations afin d’exécuter notre contrat avec vous, mais également afin de remplir nos obligations légales.

Nous pouvons aussi collecter des données personnelles vous concernant si vous êtes cité(e) comme personne à contacter en cas d’urgence. Nous utilisons ces informations car elles sont d’un intérêt vital pour ces personnes. Si vous avez recours à un mandataire pour gérer votre candidature et étudier avec nous, nous pouvons collecter les catégories de données personnelles décrites ci-dessus auprès de votre mandataire.

Nous respecterons la loi sur la protection des données. Ceci signifie que les informations personnelles que nous détenons vous concernant doivent être :

•       Utilisées légalement, dans les règles et en toute transparence.

•       Collectées uniquement pour des motifs valables que nous avons clairement exposés et ne doivent pas être utilisées de manière incompatible avec ces motifs. 

•       Pertinentes par rapport aux motifs que nous vous avons cités, et limitées uniquement à ces motifs.

•       Précises et tenues à jour.

•       Conservées aussi longtemps que nécessaire pour les motifs que nous vous avons cités. 

•       Conservées en toute sécurité.

Nous n’utiliserons vos données personnelles que si la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes : 

•       Si nous avons besoin d’exécuter un contrat que nous avons passé avec vous

•       Si nous avons besoin de respecter une obligation légale

•       Si cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et si vos intérêts et droits fondamentaux ne l’emportent pas sur ces intérêts.

•       Nous pourrons aussi utiliser vos données personnelles dans les situations suivantes qui surviennent moins fréquemment : Lorsque nous avons besoin de protéger vos intérêts vitaux (ou les intérêts de quelqu’un d’autre)

•       Lorsque c’est nécessaire dans l’intérêt général ou à des fins officielles

•       Nous pouvons aussi utiliser vos données personnelles à des fins de gestion interne.  Ceci dans notre intérêt légitime afin d’agir comme une entreprise et de contrôler et améliorer les services que nous fournissons. Lorsque c'est possible, nous rendrons ces informations anonymes. 

En règle générale, nous ne considérons pas le consentement comme une base légale pour le traitement de vos données personnelles autres que ce qui est en lien avec les communications de marketing direct que nous vous envoyons par mail. Vous avez le droit à tout moment de retirer votre consentement pour le marketing en nous contactant.

Si vous êtes élève, nous vous contacterons, une fois vos cours terminés, à propos de futurs cours avec nous, sur la base de l’intérêt légitime, vous pouvez toutefois vous désinscrire à tout moment de l’envoi de cette correspondance.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter les données personnelles en vertu de la législation, ou selon les termes d’un contrat que nous avons passé avec vous et que vous ne fournissez pas les données demandées, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous (par exemple pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pourrions avoir à annuler un produit ou un service que vous avez chez nous mais, si c’est le cas, nous vous le notifierons le moment venu.

Nous avons la possibilité de partager vos données personnelles avec des tiers si la réglementation l’exige, si c’est nécessaire pour exécuter votre contrat avec nous ou si nous avons un intérêt légitime à le faire. Les tiers peuvent être :

Nos prestataires de service : Nous pouvons partager vos données personnelles avec d’autres entreprises qui effectuent certains services pour notre compte. Ces services peuvent être le traitement des paiements, la fourniture d’un service client et d’une assistance marketing, la réalisation d’analyses commerciales et l’assistance pour notre site web et le fonctionnement informatique. Ces prestataires de service peuvent avoir reçu ou avoir accès à vos données personnelles uniquement dans le but de nous assurer ces services ou d’agir pour notre compte. Alpadia est le contrôleur de données et restera responsable de vos données personnelles.

Nos partenaires commerciaux : Si vous faites partie d’un programme Garantiefonds Hochschule en Allemagne, nous partagerons vos données personnelles avec vos sponsors, avec lesquels nous avons un contrat lié à votre programme d’étude. Nous avons aussi la possibilité de partager vos données personnelles avec d’autres partenaires commerciaux si nous avons passé avec eux un contrat en lien avec votre programme d’étude. 

Agents : Si vous utilisez un agent pour préparer votre inscription ou vos études avec nous, nous pourrons partager vos données personnelles avec lui.

Parents et tuteurs : Si vous avez moins de 18 ans, nous pourrons partager vos données personnelles avec vos parents ou tuteurs afin d’exécuter notre contrat, de respecter nos obligations légales et s’il s’agit de votre intérêt vital.

Autres entités du groupe Kaplan : Alpadia, aux côtés de ESL et Kaplan International Languages font partie du groupe Kaplan International. Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec d'autres entités de notre groupe pour répondre à votre demande, pour la gestion des réservations, le marketing, dans le cadre de nos activités régulières de reporting sur les performances de l'entreprise, dans le contexte d'une réorganisation de l'entreprise ou d'un exercice de restructuration du groupe ou pour le support de maintenance du système et l'hébergement des données.

Régulateurs : Nous pourrions avoir besoin de partager vos données personnelles si un régulateur le demande ou pour respecter par ailleurs la législation.

Autres : Nous pourrons partager vos informations personnelles avec d’autres tiers, comme dans le cadre d’une éventuelle vente de notre entreprise. Nous pouvons aussi avoir besoin de partager vos données personnelles afin de nous permettre de poursuivre les voies de recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir.

Étant une entreprise commerciale internationale avec des employés, des entités et des prestataires de service dans le monde entier, nous pouvons avoir besoin de transférer les données personnelles que vous nous fournissez à d’autres pays qui peuvent être à l’extérieur de l'Espace Économique Européen. 

Les lois sur la protection des données dans ces pays peuvent ne pas être aussi complètes et fournir le même niveau de protection pour vos données personnelles que celles en vigueur dans l’EEA. Dans ces conditions, nous prendrons les mesures adéquates pour garantir que vos données personnelles sont gérées comme décrit dans le présent Avis de confidentialité. Ces mesures comprendront les mécanismes contractuels appropriés. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de cet Avis de confidentialité si vous souhaitez plus d’informations.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité adéquates afin d’éviter que vos données personnelles soient perdues, utilisées ou accessibles de façon non autorisées, altérées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos informations personnelles pour les employés, prestataires de service, partenaires commerciaux, agents et autres tiers qui ont le besoin légitime de savoir. Ils traiteront vos informations personnelles uniquement selon nos instructions ou tout autre accord, et ils sont soumis à un devoir de confidentialité.Nous avons mis en place des procédures pour traiter tout soupçon de violation de la sécurité des données et nous vous en informerons, ainsi que tout régulateur applicable d'un soupçon de violation, si nous sommes légalement tenus de le faire.

Nous ne conserverons vos données personnelles que la durée nécessaire pour répondre aux objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris les objectifs répondant à des exigences légales, comptables ou de reporting. Pour déterminer la période appropriée de conservation des données personnelles, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données, le risque potentiel de préjudice dû à un usage non autorisé ou à une divulgation de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons répondre à ces objectifs par d’autres moyens, et les exigences légales en vigueur. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de cet Avis de confidentialité si vous souhaitez plus d’informations.

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient précises et actualisées. Veuillez nous informer des changements d’informations personnelles pendant votre relation professionnelle avec nous. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles afin qu’elles ne soient plus associées à vous, dans ce cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en informer.

Dans certaines conditions, la loi vous autorise à :

• Demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d’accès du sujet des données »). Ceci vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant et de vérifier que nous les traitons en toute légalité. 
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des données personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous).
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
• Demander le transfert de vos données personnelles à un tiers.
• Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l'effacement de vos données personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à un tiers, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis de confidentialité.

Si vous souhaitez faire une demande relative à vos droits, veuillez utiliser ce formulaire de demande.

Aucun frais n'est généralement exigé

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger une redevance raisonnable si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. Dans ce cas, nous pouvons également refuser de donner suite à la demande.

Ce que nous pouvons vous demander

Il se peut que nous devions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accès aux informations (ou d'exercice de tout autre droit). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir que les informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir.

Votre droit de retirer son consentement

Dans les cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles dans un but spécifique, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis de confidentialité. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités pour lesquelles vous avez initialement donné votre accord, sauf si nous disposons d'une autre base légitime pour le faire en vertu de la loi.

Nous nous réservons le droit d'actualiser cet Avis de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons un nouvel Avis de confidentialité lorsque nous procéderons à des mises à jour conséquentes. Nous pouvons aussi vous informer, par d’autres moyens et de temps à autre, du traitement de vos informations personnelles.

Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPO) qui est chargé de superviser les questions relatives au présent avis de confidentialité. Pour toute question relative au présent avis de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le DPO aux coordonnées indiquées ci-dessous :

Coordonnées

Adresse électronique : [email protected]

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois de pouvoir répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'ICO ; nous vous invitons donc à nous contacter en premier lieu.